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CCCA_V4No1_Reinventing-FIN.qxd:CCCA_V1No1_DriversSeat-FIN.qxd 2/3/10 1:30 PM Page 36 Feature “Organizing a board of directors meeting is a little bit like orchestrating business transactions on a recurring basis.” Be versatile David Masse, Vice-chairman, Canadian Society of Corporate Secretaries job, Masse observes. A corporate secretary He recalls that when may be an expert in one area, but as the steward of the gover- he first came to the corporate secretary function, the depart- nance process and gateway of the information for the board of ment was an “ivory tower” that could be difficult to deal with. directors, you will be asked questions on a wide range of issues, “If you weren’t in that realm, and weren’t a director or senior says Pettie. Being able to handle multiple questions in various officer, the corporate secretary office was not a pleasant place to areas and finding satisfactory resolutions is essential. be,” he said. The logistics of organizing board meetings is another challenge When he assumed that role, he said, one of the first changes that requires solid organizational skills. “Organizing a board of he made was to tell staff the department was now a service directors meeting is a little bit like orchestrating business transac- organization committed to providing quick turnaround and tions on a recurring basis,” says Masse.“Time frames are very, very dealing respectfully with everyone in the company. “It’s very tight; documentation is voluminous and complex.” basic stuff: treating people with respect without regard to their position is absolutely vital.” Build solid relationships Creating good working relationships is vital to accomplish the Beverley Spencer is the executive editor of CCCA Magazine. Les secrétaires généraux en 2010 Quand de nouveaux besoins créent de nouveaux défis. e temps où les secrétaires généraux atteint son apogée aux États-Unis en D’abord, note David Masse, il est Lne faisaient que prendre des notes est 2002, avec l’adoption du Sarbanes-Oxley important d’avoir un bon système de ges- révolu.Au cours des 20 dernières années, Act. Des scandales corporatifs comme tion de documents. Lorsqu’ils appel- la demande pour une plus grande trans- celui d’Enron ont engendré une révision lent, les auditeurs externes « aiment que parence et responsabilité de la part des des exigences légales en matière d’audits vous puissiez répondre à leurs questions entreprises a engendré un déluge de nou- afin de protéger les investisseurs. en quelques minutes, preuves à l’appui », velles lois et de règlements qui ont trans- Au Canada, une politique nationale sur dit-il. formé la gouvernance corporative. Le rôle la gouvernance corporative a été rendue Un secrétaire général doit aussi être ver- de secrétaire général aussi. publique en 2005, recommandant une satile, puisqu’il peut être appelé à gérer des Le secrétaire général d’aujourd’hui est série de mesures, dont le fait que le con- situations dans un ensemble de domaines l’architecte de ce cadre de plus en plus seil d’administration assume des respon- du droit en tant que commandant du complexe qui circonscrit la responsabilité sabilités pour l’adoption de processus de processus de gouvernance corporative. corporative. Et de plus en plus d’avocats planification stratégique. Enfin, de la discrétion, du tact, et une occupent le poste. Un autre changement significatif des habileté à régler des conflits sont aussi e « C’est un travail où l’on doit demeu- cinq dernières années a été cette nouvelle importants, souligne M Pettie. « Être une rer à jour et comprendre quels sont les exigence faite aux PDG et aux chefs des personne discrète avec des standards derniers développements en matière de affaires financières de certifier l’efficacité éthiques élevés est nécessaire pour divulgation »,explique David Masse,vice- des contrôles pour s’assurer que les états s’attaquer au genre de questions difficiles, président de la Canadian Society of financiers sont exacts et que les règles en mais très importantes,que vous avez à gérer Corporate Secretaries et secrétaire général matière de divulgations sont respectées. quand vous êtes dans ce rôle. » adjoint chez CGI, à Montréal. Cela signifie aussi de développer de « Cela milite en faveur d’une tendance Conseils bonnes relations de travail au sein de où les non juristes sont de plus en Pour relever le défi posé par ces change- l’entreprise, renchérit David Masse. « C’est plus inconfortables dans ces fonctions », ments, les nouveaux secrétaires généraux la base : traiter les gens avec respect, sans observe l’avocat. doivent développer certains outils et apti- égard à la position qu’ils occupent, est La prolifération de nouvelles règles a tudes, selon les experts consultés. absolument vital. » 36 CCCA Canadian Corporate Counsel Association SPRING 2010