Page 20 - CCCA 247020 Magazine Spring 2016

{ arTICle de fond }

7 choses à savoir
sur les processus de demande de

pRopositions

À répondre à une des enchères détaillées.
la fn de 2014, TElUS souhaitait améliorer son contrôle des
coûts et identifer des moyens de réaliser des économies à trav-
Il y a aussi les demandes de renseignements, souvent utilisées
ers son organisation, incluant les services juridiques. la respon-
sabilité d’en déterminer les impacts pour le département juridique a par des organisations afn de compiler des données comparatives
pour décider des prochaines étapes. Une telle demande précède
été confée à Michel Belec, vice-président des services juridiques, souvent l’émission d’une demande de propositions. Par exemple, si
et alan Dabb, vice-président responsable du litige. Mais avant qu’ils vous ne savez pas quelle frme a une expertise particulière dans un
puissent commencer, ils se sont butés à un problème commun dans certain domaine, une demande de renseignement peut réduire le
plusieurs grandes entreprises au Canada : les dépenses juridiques champ des candidats potentiels.
étaient fragmentées et distribuées à travers l’organisation. Calculer le Finalement, il y a les demandes de prix. Une telle demande est
montant exact des dépenses s’annonçait ardu. généralement utilisée pour solliciter des soumissions sur un bien, un
« Ce n’étaient pas toutes les dépenses juridiques externes qui service ou une transaction spécifque.
étaient concentrées dans le département de droit corporatif », expli- les demandes de propositions, comme dans le cas de TElUS,
que M Dabb. Par exemple, les équipes de fscalité, des affaires ré- ne sont pas nouvelles. les gouvernements, organes de régulation et
e
glementaires ou du travail avaient chacune leurs dépenses externes, sociétés de la Couronne utilisent ces procédés depuis de nombreus-
qui tombaient à l’extérieur du département du droit corporatif. es années pour obtenir des services juridiques. En janvier par ex-
Ce qu’ils ont découvert est que TElUS avait des ententes avec emple, la Société indépendante d’exploitation du réseau d’électricité
59 frmes externes qui faisaient chacun une large variété de travail. (SIERE), une société de la Couronne responsable d’opérer le marché
« nous utilisions certaines plus fréquemment que d’autres », note d’électricité de l’Ontario, a émis une demande de proposition pour
M Belec. Cela signifait des ententes et modèles de travail différents choisir ses fournisseurs pour une vaste gamme de services ju-
e
avec chacune de ces frmes. ridiques. Cette demande donnait suite à une autre, qui visait à ob-
les deux collègues ont vu une opportunité d’utiliser un processus de tenir des services juridiques pour la conception et la livraison d’un
demande de propositions pour rafraîchir leur programme de conseillers programme d’accélérateur industriel.
juridiques externes et reprendre un meilleur contrôle des dépenses, de Dans le secteur privé, les demandes de propositions ont pris un
même que de trouver des moyens d’adopter une approche plus uni- certain temps à décoller, mais elles gagnent maintenant en popu-
forme dans la manière de faire affaire avec des frmes extérieures, tout larité. Elles ont commencé avec des banques et des assureurs, et
en identifant des moyens de faire des économies et d’apporter une se sont lentement propagées à d’autres secteurs. Cette tendance a
plus-value additionnelle aux services obtenus et aux dépenses réalisées. été aidée en partie par la mondialisation, la montée des frmes in-
aujourd’hui, TElUS travaille avec un nombre plus restreint de 21 ternationales et l’accent mis par les compagnies sur la recherche
frmes, dont certaines n’étaient pas sur la liste initiale. la compag- d’économies opérationnelles.
nie a adopté une approche commune pour les ententes d’honoraires Prenez l’exemple du Groupe fnancier BMO. En novembre 2013,
et a bâti des relations plus étroites avec ses fournisseurs les plus il a lancé des démarches pour rafraîchir son programme de con-
importants, qui sont maintenant mieux enlignées avec les besoins seillers externes. le processus avait commencé formellement en
de l’entreprise. la compagnie espère ainsi réduire ses dépenses ju- 2012, précise Bindu Cudjoe, avocate générale adjointe et admin-
ridiques par près de 15 % annuellement. istratrice principale chez BMO. C’est à ce moment que le géant
Un nombre croissant de départements juridiques se fnancier mondial a commencé à revoir la manière dont
tournent vers des processus d’approvisionnement quand [Mais une il fournissait des services juridiques à l’interne et ses
relations, précisent ce que la compagnie veut faire et » plus de 1000 frmes avec lesquelles elle faisait à travers
vient le temps de trouver des partenaires à l’externe.
dépenses juridiques externes. la banque a identifé
demande de
Ces processus peuvent prendre plusieurs formes.
Par exemple, il y a les demandes de proposition, qui «sitions[
propo
le monde. aujourd’hui, ce nombre a été réduit à 200.
n’est pas la
e
« Ça a diminué très, très drastiquement », explique M
réponse à tout.
sont utilisées par des compagnies qui cherchent des
Cudjoe. « Ça nous a permis d’avoir une meilleure vision
solutions à des problèmes. Elles établissent le cadre des
énoncent les critères auxquels les soumissionnaires doi- du travail accompli. »
Daniel Desjardins, vice-président principal, affaires
vent se conformer. C’est un processus hautement formel juridiques et secrétaire de la société chez Bombardier
qui génère des réponses détaillées. Un appel d’offres est Inc., a des connaissances étendues sur ces proces-
de nature similaire, mais il permet aux fournisseurs de sus d’approvisionnement, puisque sa compagnie bâtit
Daniel Desjardins
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