Page 21 - CCCA 247020 Magazine Spring 2016
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« { arTICle de fond }
[Nous nous
rencontrons
internes. Il offre par contre cette mise en garde : « Ce » alternatives de paiement.
tous les
trimestres pour
des trains et des avions au terme de telles soumissions.
de bibliothèque, des séminaires de formation continue
évaluer le
Il croit que les demandes de propositions font mainte-
et, comme BMO, la volonté d’explorer des structures
succès de la
relation.
nant partie du coffre d’outils des conseillers juridiques
n’est pas la réponse à tout ». 4 étAblissez un bArÈme d’éVAluAtion
Qu’est-ce que les conseillers juridiques internes l’un des éléments les plus importants d’une demande de
devraient savoir des demandes de propositions et propositions est les critères selon lesquelles vous jugerez
quand devraient-ils y avoir recours? Voici sept conseils les frmes, et beaucoup de temps doit y être consacré.
pour mener un processus réussi. Cela implique de bâtir une matrice et d’assigner des val-
Michel Belec
eurs à ces priorités.
1 Considérez Vos dépenses Prenez l’exemple des critères d’évaluation du SIERE.
Il y a un certain désaccord quant à déterminer le montant à partir Ils couvraient trois catégories : les aptitudes, le domaine de pra-
duquel un département juridique devrait considérer avoir recours à tique et l’expérience générale comptaient pour 60 points sur 100.
une demande de propositions. Richard Stock, un associé au sein de l’atténuation des confits valait 10 points et les honoraires étaient
Catalyst Consulting qui a travaillé avec des contentieux pour dévelop- à 30 points. le système comptait aussi une formule que les frmes
per de telles demandes, recommande de ne pas les envisager si vos devaient utiliser pour calculer leur taux horaire moyen.
dépenses juridiques sont inférieures à 500 000 $. Ça ne vaut tout Dans le cas de TElUS, explique M Belec, « nous avons créé
e
simplement pas l’effort, dit-il. plusieurs facteurs d’évaluation ». Ils ont évalué les frmes selon des
Rees Morrison, un consultant avec altman Weil aux États-Unis, critères comme l’expertise, les taux, l’atténuation des confits, les
abaisse la barre : il est d’accord « que vous devez avoir assez d’argent services à valeur ajoutée, la volonté d’adopter des structures alterna-
en jeu pour que ça vaille la peine ». Mais selon lui, « au moins un tives de paiement et celle de considérer des transferts réciproques
quart de million par année justife le temps et la dépense ». de services, entre autres.
2 ÇA prend du temps 5 éVAluez et ClAssez
Une fois la question des coûts résolue, la prochaine chose à savoir Une fois les réponses reçues, le dur travail d’évaluation commence.
est que les demandes de propositions ne se concrétisent pas rapide- C’est le temps de déterminer comment les frmes se classent entre
ment. Tant TElUS que BMO ont passé des mois à préparer les leurs. elles – et vous pourriez être surpris par ce que vous constatez. le
Une partie du problème est d’amasser toutes les données néces- système de points de TElUS allait jusqu’à 200, et les frmes étaient
saires pour déterminer quels devraient être les objectifs. notées sur une échelle de 1 à 3, un étant le niveau optimal. M Belec
e
le travail préliminaire n’est que la pointe de l’iceberg. Encore plus dit que certaines ont mieux fait que prévu, et d’autres ont fait pire.
de temps est passé à interviewer des frmes et étudier des proposi-
tions, qui peuvent compter des centaines de pages selon l’ampleur 6 CommuniQuez, CommuniQuez, CommuniQuez
du projet ou le nombre de personnes approchées. Si c’était à refaire, ne sous-estimez pas l’impact de mener une demande de proposi-
note alan Dabb de TElUS, « j’inviterais probablement moins de frm- tions, dit M Cudjoe de BMO. Un tel processus peut causer une onde
e
es. Ça prend un temps incroyable pour examiner autant de frmes et de choc à travers l’entreprise et même au-delà : les frmes externes
leurs propositions exhaustives ». peuvent commencer à être nerveuses si elles apprennent que leur
client envisage cette option.
3 Ciblez bien l’Ampleur du proJet l’avocate estime qu’il s’agit d’un programme classique de « ges-
la clé est de bien comprendre vos objectifs, selon les experts. Est-ce tion du changement », qui nécessite de rallier les gens au projet.
simplement une question de couper des coûts? Ou le but recherché « je crois que la [chose la plus importante] que nous avons apprise
est-il plus large? à travers tout cela est que vous ne pouvez jamais communiquer as-
« On s’attend à ce que les frmes juridiques nous donnent un sez, tant à l’interne qu’à l’externe, dit-elle. En rétrospective, on aurait
excellent service, explique Cudjoe. Pour nous, c’était une question probablement pu en faire plus. »
d’essayer d’aller plus loin. » Elle explique que ce qui était important
pour BMO était l’ « innovation », et comment les frmes proposaient 7 FAites un suiVi
de travailler avec la banque. Par exemple : quels types de structures Une fois toutes ces étapes franchies, le travail n’est pas terminé pour au-
alternatives de paiement étaient-elles prêtes à considérer? « nous tant. Ce n’est que le commencement. Vous devrez évaluer et mesurer les
voulions nous assurer que nos frmes soient alignées avec les valeurs progrès et résultats pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
de l’organisation. C’était un élément central du processus. » les avocats de TElUS et les frmes se rencontrent tous les tri-
Pour TElUS non plus, ce n’était pas simplement une question mestres pour évaluer le bulletin « développé en collaboration avec
de prix et d’économies, explique M Belec : « nous ne souhaitions chaque frme qui vise à mesurer le succès de la relation », explique
e
pas gérer nos relations avec les frmes de cette manière ». l’un M Belec. Cette feuille de route examine différents critères, comme
e
des éléments les plus importants a été la valeur ajoutée des ser- les dépenses, le travail accompli, le nombre de confits d’intérêts et
vices que les frmes proposaient, tels que l’accès à des services les services à valeur ajoutée. ❚
CanaDIan CORPORaTE COUnSEl aSSOCIaTIOn | CCCa-aCCjE.ORG 21
[Nous nous
rencontrons
internes. Il offre par contre cette mise en garde : « Ce » alternatives de paiement.
tous les
trimestres pour
des trains et des avions au terme de telles soumissions.
de bibliothèque, des séminaires de formation continue
évaluer le
Il croit que les demandes de propositions font mainte-
et, comme BMO, la volonté d’explorer des structures
succès de la
relation.
nant partie du coffre d’outils des conseillers juridiques
n’est pas la réponse à tout ». 4 étAblissez un bArÈme d’éVAluAtion
Qu’est-ce que les conseillers juridiques internes l’un des éléments les plus importants d’une demande de
devraient savoir des demandes de propositions et propositions est les critères selon lesquelles vous jugerez
quand devraient-ils y avoir recours? Voici sept conseils les frmes, et beaucoup de temps doit y être consacré.
pour mener un processus réussi. Cela implique de bâtir une matrice et d’assigner des val-
Michel Belec
eurs à ces priorités.
1 Considérez Vos dépenses Prenez l’exemple des critères d’évaluation du SIERE.
Il y a un certain désaccord quant à déterminer le montant à partir Ils couvraient trois catégories : les aptitudes, le domaine de pra-
duquel un département juridique devrait considérer avoir recours à tique et l’expérience générale comptaient pour 60 points sur 100.
une demande de propositions. Richard Stock, un associé au sein de l’atténuation des confits valait 10 points et les honoraires étaient
Catalyst Consulting qui a travaillé avec des contentieux pour dévelop- à 30 points. le système comptait aussi une formule que les frmes
per de telles demandes, recommande de ne pas les envisager si vos devaient utiliser pour calculer leur taux horaire moyen.
dépenses juridiques sont inférieures à 500 000 $. Ça ne vaut tout Dans le cas de TElUS, explique M Belec, « nous avons créé
e
simplement pas l’effort, dit-il. plusieurs facteurs d’évaluation ». Ils ont évalué les frmes selon des
Rees Morrison, un consultant avec altman Weil aux États-Unis, critères comme l’expertise, les taux, l’atténuation des confits, les
abaisse la barre : il est d’accord « que vous devez avoir assez d’argent services à valeur ajoutée, la volonté d’adopter des structures alterna-
en jeu pour que ça vaille la peine ». Mais selon lui, « au moins un tives de paiement et celle de considérer des transferts réciproques
quart de million par année justife le temps et la dépense ». de services, entre autres.
2 ÇA prend du temps 5 éVAluez et ClAssez
Une fois la question des coûts résolue, la prochaine chose à savoir Une fois les réponses reçues, le dur travail d’évaluation commence.
est que les demandes de propositions ne se concrétisent pas rapide- C’est le temps de déterminer comment les frmes se classent entre
ment. Tant TElUS que BMO ont passé des mois à préparer les leurs. elles – et vous pourriez être surpris par ce que vous constatez. le
Une partie du problème est d’amasser toutes les données néces- système de points de TElUS allait jusqu’à 200, et les frmes étaient
saires pour déterminer quels devraient être les objectifs. notées sur une échelle de 1 à 3, un étant le niveau optimal. M Belec
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le travail préliminaire n’est que la pointe de l’iceberg. Encore plus dit que certaines ont mieux fait que prévu, et d’autres ont fait pire.
de temps est passé à interviewer des frmes et étudier des proposi-
tions, qui peuvent compter des centaines de pages selon l’ampleur 6 CommuniQuez, CommuniQuez, CommuniQuez
du projet ou le nombre de personnes approchées. Si c’était à refaire, ne sous-estimez pas l’impact de mener une demande de proposi-
note alan Dabb de TElUS, « j’inviterais probablement moins de frm- tions, dit M Cudjoe de BMO. Un tel processus peut causer une onde
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leurs propositions exhaustives ». peuvent commencer à être nerveuses si elles apprennent que leur
client envisage cette option.
3 Ciblez bien l’Ampleur du proJet l’avocate estime qu’il s’agit d’un programme classique de « ges-
la clé est de bien comprendre vos objectifs, selon les experts. Est-ce tion du changement », qui nécessite de rallier les gens au projet.
simplement une question de couper des coûts? Ou le but recherché « je crois que la [chose la plus importante] que nous avons apprise
est-il plus large? à travers tout cela est que vous ne pouvez jamais communiquer as-
« On s’attend à ce que les frmes juridiques nous donnent un sez, tant à l’interne qu’à l’externe, dit-elle. En rétrospective, on aurait
excellent service, explique Cudjoe. Pour nous, c’était une question probablement pu en faire plus. »
d’essayer d’aller plus loin. » Elle explique que ce qui était important
pour BMO était l’ « innovation », et comment les frmes proposaient 7 FAites un suiVi
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voulions nous assurer que nos frmes soient alignées avec les valeurs progrès et résultats pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
de l’organisation. C’était un élément central du processus. » les avocats de TElUS et les frmes se rencontrent tous les tri-
Pour TElUS non plus, ce n’était pas simplement une question mestres pour évaluer le bulletin « développé en collaboration avec
de prix et d’économies, explique M Belec : « nous ne souhaitions chaque frme qui vise à mesurer le succès de la relation », explique
e
pas gérer nos relations avec les frmes de cette manière ». l’un M Belec. Cette feuille de route examine différents critères, comme
e
des éléments les plus importants a été la valeur ajoutée des ser- les dépenses, le travail accompli, le nombre de confits d’intérêts et
vices que les frmes proposaient, tels que l’accès à des services les services à valeur ajoutée. ❚
CanaDIan CORPORaTE COUnSEl aSSOCIaTIOn | CCCa-aCCjE.ORG 21
