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CCCA_V3No2_Prevention-FIN.qxd:CCCA_V1No1_DriversSeat-FIN.qxd 4/27/09 5:34 PM Page 28 Feature “These are key times when you can really run afoul,inadvertent- The company’s “win-win mediation” process is another policy ly, of human rights,” says Ellison. Asking inappropriate questions that addresses employees’ need for transparency and the corporate about an applicant’s parental status, or assuming absenteeism is not obligation of accommodation. Under this process, employees can the result of illness or disability, can land an employer in a bad sit- opt to resolve their issues directly with their manager with the assis- uation, he says. “Sometimes, it’s not the people you hire. It’s the tance of an “Employee Relations Advisor,” a trained mediator. people you don’t hire.” Together, they work on an assisted communication process to Ellison suggests that corporate counsel ensure management is come up with an agreement. equipped with a package detailing exactly what questions are “It’s voluntary, it collaborative, it’s controlled, it’s confidential, it’s allowed during an interview or what steps have to be taken during impartial, and it’s quite successful in resolving issues early in the an evaluation or termination. process,” says McNamee.“If you don’t create these policies, proce- “The biggest thing that I think the corporate counsel, or theVP dures, and opportunities for these disagreements to get aired and of HR,can do is get together a formal policy of how to accommo- get resolved, then either your organization culture starts to falter, date people,” says Ellison.“If you’ve given evidence or shown that because employees don’t feel they’re being treated fairly or honest- you’ve been trying to accommodate them, then you’re probably ly, or they’re going to go external with their complaints, and that okay to let them go.” will simply bog down things even further.” FedEx has also strived to create policies that directly relate to Privacy is another area in which having a corporate policy has their core principles and give employees input into the company’s become a necessity. Any corporation without a privacy policy is operations. Its “Guaranteed FairTreatment Policy” is one of them. headed for trouble, says Robson. “The employees need to know “Employees who feel that a particular decision is unfair can that the corporation takes it seriously. Personal information is very elevate that decision through a confidential three-step process,” important to people right now.” McNamee explains.“It could go all the way up to the president Headon agrees.“Quebec led the pack with the first private-sec- of the organization, the vice-president of HR [McNamee], or tor privacy legislation,” he says. “Now, I think there’s a rapidly the vice-president of the functional area from which the com- growing consciousness among Canadians, period.We see it with plaint came.” our passengers, too.” Prévenir les crises Des problèmes relatifs au droit de l’emploi et du travail peuvent devenir un casse-tête pour les avocats d’entreprise. Fort heureusement, des mécanismes juridiques préventifs peuvent réduire les risques de crises. l est inévitable, qu’un jour ou l’autre, une Mississauga,la prévention implique une base et relatives à l’hygiène et à la sécurité au Iplainte de harcèlement, un grief ou une solide de confiance et de compréhension travail pour les quelque 23 000 employés autre réclamation soit déposé par un candi- entre les employés et la direction. de la compagnie aérienne. En 2009, les dat rejeté qui se plaint d’être victime d’une Il explique que les ingrédients essentiels conventions collectives seront de nouveau discrimination. Ces situations sont exige- qui concourent à une fondation robuste à l’ordre du jour, avec tout le potentiel de antes pour les avocats en plus de coûter des sont la culture, le capital humain, les conflits que cela peut comporter.Aux dires e milliers de dollars aux entreprises. dirigeants,le personnel,les politiques et les de M Headon, une planification adéquate Or, il est fort probable que vous évitiez procédures. Par exemple, la formation réduit les risques de discorde. En outre, des procès longs et embarrassants si vous des gestionnaires en matière de résolution une formation des cadres et des efforts avez mis en place des mesures juridiques des problèmes associés aux ressources pour améliorer les relations avec les préventives (planification adéquate, com- humaines est à privilégier, plutôt que la employés et les syndicats ont été menés à munication et mise en application des politique d’autruche qui prévaut générale- bien. L’avocat reconnaît néanmoins la politiques de l’entreprise). ment lorsqu’un conflit de travail survient. complexité causée par l’énorme quantité de politiques corporatives. La confiance Les relations FedEx avait un problème équivalent Pour Sean McNamee, vice-président de Fred Headon, avocat principal en droit du qui a été résolu en réduisant de moitié la réglementation juridique douanière et des travail et de l’emploi chez Air Canada à le volume de la centaine de procédures et ressources humaines chez Federal Express à Dorval, s’occupe des questions syndicales de politiques et en les mettant à jour, 28 CCCA Canadian Corporate Counsel Association SUMMER 2009