Page 29 - CCCA62_2009

CCCA_V3No2_Prevention-FIN.qxd:CCCA_V1No1_DriversSeat-FIN.qxd 4/28/09 11:50 AM Page 29 “ You need to have someone Feature in HR who is the ” Communication keeper of the policies. is trying to“fill in the gaps that remain and enforcement Fred Headon, senior counsel (Labour & between those at the headquarters Employment Law), Air Canada, dorval But choosing which policies to put level, who are developing these poli- in place is only the first step.You must also continually monitor the cies, and those employees who are expected to abide by them.” laws that intersect with them.“You need to have somebody in HR Policies just for the sake of policies are of no use to anyone, he who is the keeper of the policies, the one responsible for putting notes. “Employees need fair warning.They need to know what them on your intranet or making them available,” Headon says. the policy is, and usually you’re going to have to remind them if You also need to think about how and with whom the policies it’s something that represents a big change, especially in how will be shared.“Policies and procedures have to be easy to under- they’ve been doing business,” Headon observes. stand,” says McNamee. “They have to be transparent to the “But once they have that, if you’re not going to be willing to employees, flexible and adaptable, because things do change.And enforce the policy then it's meaningless and not solving the problem. they have to be fair and reasonable.” Enforcement has to be proportionate,but can lead to being suspend- Then there’s two-way communication. All information about ed, demoted or even terminated." Air Canada hammers the point policies and procedures at FedEx is circulated using two-way inter- home by reminding employees of key policies each time they access actions, including a blog kept by President David Binks and round- the intranet. table meetings where members of management meet to discuss Robson agrees that the enforcement of policy adherence is policy and procedure issues raised by employees. There are also “critical.” Communication needs to be both verbal and demon- “District Employee Councils,”“Employee Advisory Councils”and strative, she says.“The most important piece of advice I can give “Town Halls,” where employees can provide direct feedback to [in-house counsel] is not actually legal advice — it’s,‘Make sure management about any concerns. your policies are realistic.Make sure that you will actually be able Air Canada has also developed interactive communication chan- to enforce them, and be willing to enforce them.’ I think that’s nels. Check-in terminals now offer employees access to the intranet, where a lot of companies have some work to do.” and all employees have an Air Canada e-mail address so they can receive their bulletins online. Headon says the company Heather Greenwood Davis is a lawyer and a freelance writer. e explique M McNamee. sentent lésés de porter de manière confi- La mise en application dentielle leurs revendications jusqu’aux Il importe de rester à jour au sujet des La gestion du risque échelons supérieurs de la compagnie lois qui pourraient affecter ces politiques. Trois politiques clés doivent exister relative- comme le vice-président des RH, Ces dernières doivent aussi être flexibles, e ment à l’entrevue, l’évaluation du personnel informe M McNamee. adaptables aux changements, justes et e et la cessation d’emploi,déclare Ross Ellison, Le processus de médiation est gagnant- raisonnables,avertit M Headon.Il convient un associé principal chez Davis LLP à gagnant, renchérit-il. Facultatif, collabo- aussi de rendre ces dernières accessibles aux Vancouver. Il s’agit de moments susceptibles ratif, confidentiel et impartial, il permet employés en leur donnant suf-fisamment de d’engendrer des problèmes liés aux droits également au personnel de résoudre leurs temps pour s’informer des nouvelles règles. e humains,indique M Ellison.Poser des ques- problèmes tôt et directement avec le ges- La communication dans les deux sens tions inappropriées sur la situation parentale tionnaire duquel ils relèvent avec l’aide (entre la direction et les employés et ou suppo-ser que l’absentéisme n’est pas d’un médiateur désigné. Cette trans- inversement) est également de rigueur. À causé par une maladie ou de l’invalidité peut parence dispense les employés de se plain- cet effet, Air Canada a mis en place des placer l’employeur en mauvaise posture. dre à l’externe et permet d’étouffer le mal canaux de communication interactifs per- e M Ellison recommande l’utilisation d’un dès sa naissance. mettant à son personnel d’accéder à document détaillant exactement quelles La protection des renseignements per- l’intranet de la compagnie à partir des ter- questions sont autorisées durant une entre- sonnels constitue un autre domaine néces- minaux d’enregistrement. e vue et quelles mesures prendre lors d’une sitant une politique corporative pour M Robson recommande pour sa part évaluation ou d’une cessation d’emploi. éviter des problèmes, selon Laurie aux compagnies de se doter de politiques FedEx s’est efforcée de créer des Robson, associée chez Borden Ladner réalistes pour pouvoir concrètement les politiques permettant aux employés qui se Gervais à Calgary. mettre en application. ÉTÉ 2009 CCCA Canadian Corporate Counsel Association 29