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CCCA_V3No2_RFP-FIN.qxd:CCCA_V1No1_DriversSeat-FIN.qxd 4/27/09 5:40 PM Page 34 Feature Best RFP Practices two decades and is not interested in change for its own Pierre-André Themens has bid successfully on a number of sake.“If I’m happy with the service and I’m getting a RFPs, and says the most important thing for firms making bids good deal, why would I change?” is just to listen. “Most lawyers are better talkers than listen- He agrees that checks and balances are of course nec- ers,” he says. “But if you listen to what the client is asking you essary in a corporation, and general counsel must for, you’ll be more successful.” As well, be honest about your demonstrate their value.“But just because someone cre- firm’s strengths and weaknesses. ates an arbitrary policy? You have to ask yourself. It’s a Bruce Futterer’s advice to firms bidding on RFPs can be little comical,” he says. summed up as: “Be brief and be clear.” Firms should dispense Nor does Patzelt believe that RFPs are as effective at with the “marketing bumpf” that sometimes accompanies an controlling costs as they are touted to be.“Deep down, RFP, he adds. “They should assume we know what their repu- a law firm that offers to cut their rate from $400 an tations are.” hour to $350 — you don’t think they’re going to find Having been through an exhaustive RFP process himself, that $50 somewhere?” he says. Futterer also has advice for companies contemplating the None of this is to say Patzelt finds no use at all exercise: Keep the RFP short. “The next time we go to market, for RFPs in business — just not in the legal depart- I’ll simplify the RFP,” he says. ment. An RFP can be useful when there is a need to “What I would like to know is: who the team is, what their find different solutions to a problem, or different ways expertise is, the hourly rate structure they employ, their flexi- to arrive at a given solution. They also make sense bility in providing discounts off that structure, and any other if you’re“buying widgets,”he says.“If I’m going to buy innovative pricing or value-adds they might offer. Over a multi- 100 laptops, it’s easy: give them the specs, it’s down year term, you want to control inflation, so I would also invite to price.” proposals to explain how they would handle that.” But rarely does an RFP make sense when you’re Finally, meeting the top contenders face-to-face is crucial, looking for a service, says Patzelt, who is dismissive of says Futterer. “Meet the lawyers you will actually be working the notion of putting what he calls a “rigid, formulaic with, if possible, not just their marketing people.” bidding process” around the supply of services. À la recherche du bon cabinet Les appels d’offres en matière de services juridiques permettent-ils de répondre aux besoins des avocats en entreprises ? n 2007,Bruce Futterer,vice-président processus d’achat, l’appel d’offres permet potentiel de générer « une quantité incroy- Eet avocat-conseil chez GE Canada, a de minimiser les coûts et de coordonner le able de travail » des deux côtés, explique lancé un processus d’appel d’offres colossal, recours aux services juridiques externes, Pierre-André Themens, associé directeur e ciblant 34 cabinets canadiens pour combler explique M Futterer. chez Davies Ward Phillips and Vineberg à des besoins dans 21 champs de pratique. Le Montréal. L’appel d’offres moyen prend processus fut exigeant : de longs mois de Une explosion d’appels d’offres environs 50 heures à compléter, dit-il, mais planification,puis la compilation et la com- Depuis trois ans, Victoria Prince, associée certains peuvent exiger jusqu’à 200 heures paraison des différentes offres. Après un chez Borden Ladner Gervais à Toronto, a de travail. premier tri et une semaine entière de ren- constaté dans son cabinet une augmentation Par contre si l’investissement ne rappor- contres, des contrats furent conclus avec 18 du recours aux appels d’offres, qui continu- tait pas, les cabinets cesseraient d’y répon- e cabinets. Une expérience que M Futterer ent à entrer malgré le marasme économique. dre. Remarquez, tout appel d’offre ne compte répéter. « En permettant d’obtenir au même mérite pas une réponse.Selon l’expérience e Les compagnies ont d’ailleurs de plus en moment la même information d’une var- de M Themens, environ les deux tiers des plus recours aux appels d’offres pour l’em- iété de cabinets, les appels d’offres permet- appels d’offres sont bien faits, c'est-à-dire bauche de cabinets d’avocats, que ce soit tent de comparer des pommes avec des diffusés auprès d’un nombre restreint de e e pour une seule transaction ou un contrat pommes », estime M Prince. cabinets sélectionnés. Et M Themens de plusieurs années. En structurant le Les appels d’offres ont cependant le choisira parfois de ne pas répondre à un 34 CCCA Canadian Corporate Counsel Association SUMMER 2009