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Cover Using analytics and visuals information with lots of context.” All in all, communicating with boards 1. Visuals help: Given the time constraints at corporate board of directors meetings, pre- of directors is a challenging task as it senting crucial information visually can have more of an impact. requires breaking down months of work Board members “like a straightforward visual representation that is organized and into snippets of information that are to be summarized,” says Geoffrey Creighton, “For instance, to demonstrate an increase in presented most predominantly during regulation, I use a step-up chart to show when regulations were introduced. It looks like quarterly board meetings.Yet,the role itself a series of steps; it’s visual, so people remember.” is one that corporate counsel are being 2. Know your audience: “Part of effective communication is using whatever vehicles you called upon to fulfill with greater frequen- have available that will enhance understanding,” says Mark Van de Veen. “It also cy. And while presentations are usually depends on the makeup of the board; if it is comprised of accountants and engineers, short,and provide only a brief glimpse into you have to take a different approach than when presenting to lawyers as these profes- what legal challenges a company is facing, sionals prefer statistics and data — they like something concrete.” their importance cannot be downplayed. 3. Provide meaningful metrics: When presenting such information, says John Jussup, “If the board gets something wrong, “provide metrics that mean something to the board — not just the numbers, but what then it suffers the direct consequences,” they actually mean for the company.” saysAllen.“No board member wants to see To do that, Jussup also employs the use of visuals such as spider diagrams, which take shareholders withhold their support, suffer a main idea in a circle and then synthesize its many points via connecting smaller cir- the backlash of bad decisions, or get taken cles. “As corporate counsel, you’re advising on the risks of the metrics,” he says. by surprise. Even if the directors are not at “Graphics and diagrams present data in a very useful manner.” fault, they can be perceived as such.” 4. Avoid information overload: Still, there’s a fine line that you don’t want to cross when presenting information in a visual context. “It’s useful, but don’t get too sidetracked with Pablo Fuchs is a freelance writer based too much information,” warns Charles Alexander. “Information must be presented in a inToronto. way that the board can draw conclusions.” L’erreur la plus courante est de fournir Le cœur du problème directeurs d’accéder à des documents une information insuffisamment concise, Ultimement,il faut bien cerner les risques électroniques pour se tenir au courant sans contextualisation et contenant du jar- juridiques. Le rôle du conseiller juridique des développements qui ont lieu dans gon, de l’avis de John Jussup, avocat-con- est précisément de repérer et d’articuler leurs entreprises. e seil général et secrétaire général à la ces risques, selon M Van deVeen. Communiquer avec les directeurs de Banque du Canada à Ottawa. L’accent doit être placé sur ce que CA est une tâche ambitieuse : cela e Brad Allen, vice-président principal de M Creighton qualifie de « compte rendu requiert de faire tenir les résultats de mois l’entreprise de conseils en gouvernance basé sur l’exceptionnel ». Ce rapport doit de travail dans des fragments d’infor- Laurel Hill Advisory Group à Toronto être axé sur les développements uniques et mation destinés à être présentés lors des indique que lorsque les CA ne sont pas importants;les exceptions que les membres réunions trimestrielles des CA. À noter préparés et ne sont pas conscients de la du CA doivent connaître et la façon d’y qu’il s’agit d’un rôle que les conseillers vision des acteurs-clés principaux, cela remédier y sont décrites prioritairement. juridiques sont appelés à assumer plus e peut provoquer des problèmes, en raison M Jussup conseille pour sa part de fréquemment qu’avant. e d’une communication déficiente. présenter au CA un document complet et Selon M Allen, aucun membre du CA Pour les prévenir,MarkVan deVeen,prési- de leur fournir un mémorandum de trois ne désire que les actionnaires retirent leur dent de l’Association des avocats-conseils de pages comportant les éléments clés mis en soutien,subissent les contrecoups de mau- l’Alberta et ancien conseiller juridique chez exergue.En outre,le contenu des documents vaises décisions, ou soient pris de court. Cenovus Energy inc.à Calgary,juge essentiel ne doit contenir aucun charabia juridique. Car même si la faute ne relève pas des et préalable de comprendre la composition Il est possible de fournir des documents directeurs de CA, ils sont tout de même du CA et les problèmes auxquels ses mem- plus longs aux directeurs à d’autres occa- jugés responsables. bres font face pour leur fournir seulement sions. Par exemple, les portails électron- l’information dont ils ont besoin. iques réservés aux CA permettent aux ~Yasmina El Jamaï 26 CCCA Canadian Corporate Counsel Association FALL 2011