Page 21 - CCCA Magazine Summer 2014

{ FeatUre } be senior management, EHS and, more fication exercise to test their knowledge tions for certain specifc sets of employ- than ever, HR. As an example, TimberWest of the code. She explains, “You have to ees, as the need of a regional president is recently updated its code of conduct to re- go and talk to people about it because different than the needs of someone who’s fect the fact that the company is no lon- it’s people who make compliance work, accepting potatoes at the back door.” ger a public entity, and although Fung was not a document.” Undoubtedly, creating or updating a heavily involved in the process, she did not Going through a similar exercise at code of conduct takes an extraordinary lead it. “The minute that you have some- the moment is Wessel, who notes that the amount of work. The important thing to one from legal spearheading it, as opposed process of updating the code began about remember, though, is that having a code to a team that is cross-functional, it tends a year and a half ago, and it’s likely to be of conduct that resonates with employees to be seen as another legal or compliance another year until it’s completely rolled is not a one-time thing. Rather, a good initiative that lawyers are trying to enforce, out. Although the core of McCain Foods’ code of conduct is “an ongoing process. which is never popular,” she says. code has been consistent for a long time You can’t just do it once and walk away Instead, Fung involved senior HR and will not change, what has is the need from it,” says Fung. “[In fact,] the process personnel and gave them examples of to tie those values into recent changes in itself is not as important as the ongoing good codes of conduct. The team took it the law as well as how these messages will emphasis on the need to live the spirit and away and wrote it in language that was be imparted to employees. “The feedback the core values you have enunciated in non-legalistic and easy for everyone in we received has helped in making adjust- your code of conduct.” ❚ the organization to understand. In addi- ments to the code,” she says. “The code tion, a training program was rolled out will be the code, but the training material for employees, as well as an annual certi- will have different examples and adapta- Pablo Fuchs is a freelance writer based in Toronto. � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � monde en pleine évolution dans lequel nous can. « typiquement, le divulgateur devrait être faire pour se conformer aux règles. le meil- sommes, est que certaines des lois anticor- en mesure de rapporter, confdentiellement, au leur rôle que vous pourriez jouer en tant que ruption visent non seulement la compagnie et président du comité de vérifcation, à l’avocat conseiller juridique est d’aider à déterminer la ses subsidiaires, mais aussi ses fournisseurs et général ou au chef de la conformité, et il y a une raison pour laquelle vous devriez faire quelque partenaires. le U.K. Bribery Act est très clair chaîne qui remonte dans l’organisation, donc si chose, et d’aider à atteindre cet objectif. » à cet égard », dit-elle. « donc ce qui est très vous avez un divulgateur, il y a quelqu’un sur le M Wessel participe elle-même à la mise à e important pour les conseillers juridiques en terrain qui sait à qui se rapporter pour que la jour du code de conduite de son entreprise. le entreprise est d’avoir un code de conduite [qui question soit gérée de manière appropriée. » processus a commencé il y a environ un an et s’applique à tout ce monde-là]. » demi, et il pourrait se poursuivre pendant en- comprendre le rôle du JurIdIQue core un an. le gros du code de McCain Foods respecter (ou pas) le code s’il s’agit d’un problème sérieux, où des sanc- demeure pertinent et il restera inchangé; mais une fois que les attentes à l’égard de chaque tions pourraient être imposées, c’est alors que ce qui est nouveau est le besoin de lier ces joueur lié à l’entreprise sont clairement le juridique entre en scène. « les situations valeurs aux récents changements législatifs, établies, le déf de s’assurer qu’ils respectent sont rarement noires et blanches, et il y a de et d’établir la manière dont ces messages se- bel et bien le code demeure. nombreuses circonstances et perspectives ront relayés aux employés. « le code restera le ainsi, selon M Miller, au cœur de tout pro- qui résultent de l’évaluation selon laquelle on code, mais le matériel de formation contiendra e gramme de mise en œuvre, on devrait trou- devrait sévir ou non, ou quelle action entre- différents exemples et adaptations pour des ver une culture qui encourage les personnes prendre… et les avocats peuvent faire un bon groupes spécifques d’employés, comme les à rapporter les gestes répréhensibles. pour travail pour évaluer tout cela », précise Wessel. besoins d’un président régional sont différents que ce soit faire adéquatement, votre système évidemment, les conseillers juridiques en de celui qui est à la réception des patates par doit « donner accès à un certain nombre de entreprise peuvent jouer plusieurs autres rôles la porte arrière », dit-elle. personnes, donc si quelqu’un a une plainte à importants, dont ceux de créer ou de mettre à Créer et mettre à jour un code de conduite formuler ou une préoccupation, il peut aller jour un code de conduite. À cet égard, plutôt nécessite sans aucun doute une énorme au juridique, aux ressources humaines ou aux que de prendre le contrôle du processus, ils quantité de travail. la chose importante à se gestionnaires. il doit y avoir plusieurs services devraient plutôt se limiter à un rôle de soutien, rappeler, cependant, est que de se doter d’un [impliqués] pour favoriser cette conversation », croit patricia Kosseim, avocate générale princi- tel code n’est pas un évènement isolé – c’est explique l’avocat. Ceci dit, il peut y avoir des pale au Commissariat à la protection de la vie plutôt un « processus continu », note M Fung. e situations où des employés ne sont pas à l’aise privée du Canada. « les conseillers juridiques « Vous ne pouvez pas le faire juste une fois et de discuter d’un problème avec ces services, d’entreprise ne peuvent être dans le siège du passer à autre chose », dit l’avocate. en fait, donc il devrait aussi exister une ligne télépho- conducteur dans le cadre d’une initiative com- « le processus lui-même n’est pas aussi im- e nique confdentielle où ils peuvent se référer. me celle-ci », explique M Kosseim. « je ne portant que l’accent à mettre sur le besoin de « la divulgation d’actes répréhensibles est crois pas qu’il soit utile [pour eux] de diriger la respecter l’esprit et les valeurs que vous avez e une question importante », renchérit M dun- discussion en disant à la haute direction quoi énoncés dans votre code de conduite ». ❚ Canadian Corporate Counsel assoCiation | CCCa-aCCje.org 21